Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@ (ред. от 25.06.2019) "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА

ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В целях организации централизованного хранения документов, не прошедших централизованную обработку, а также в целях исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011 - 2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с изменениями и дополнениями), приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов (далее - Порядок) согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

2. Определить перечень управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, с указанием мест хранения документов согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, указанным в приложении N 2 к настоящему приказу, совместно с ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России документов в соответствии с Порядком.

4. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, указанных в приложении N 2 к настоящему приказу, обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России.

5. ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин):

5.1. Обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

5.2. Организовать сопровождение программного модуля, реализующего технологию оборота архивных документов для нужд ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в процессе промышленной эксплуатации.

6. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.

7. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-2/389@.

8. Признать утратившими силу п. 5.2, 6.2, 10.2 приложения к приказу ФНС России от 24.08.2016 N ММВ-7-10/456@ и п. 5.5, 6.3, 6.8, 8.2 приложения к приказу ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@.

9. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных соответствующим территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России на соответствующий год.

10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу организации работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4, 6, 9; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 5.

Руководитель

Федеральной налоговой службы

М.В.МИШУСТИН

Приложение N 1

Утвержден

приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Сокращения и термины

АИС "Налог-3"	Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506
АИС3 "Налог-ЦОД"	Подсистема массового ввода, массовой печати и рассылки АИС "Налог-3"
Архивная тара	Маркированная тара, предназначенная для размещения объектов хранения в Архивохранилище и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней объектов хранения
Архивохранилище	Специально оборудованное здание (помещение) для хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов и/или филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в т.ч. расположенных вне территории субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное здание (помещение)
Владелец объектов хранения	НО, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения
Дело	Совокупность документов в отношении одного юридического лица, организации, индивидуального предпринимателя или физического лица
ЕКП	Единое клиентское приложение АИС "Налог-3"
Инвентарный номер	Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения (GUID)
ИФНС	инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня
Комплект	Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ и года образования документов
МИ ФНС России по КН	Межрегиональные инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
НО	инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, осуществляющие передачу документов на централизованное хранение в Архивохранилище
Объект хранения	Комплект или Дело
План-график	Документ, определяющий для НО сроки (даты) и планируемые объемы передачи на централизованное хранение объектов хранения
ПО	Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении документов: АИС3 "Налог-ЦОД", АИС "Налог-3"
Сопроводительные документы	Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения между Сторонами
Стороны	НО и Филиал ФКУ
СЭД	Система электронного документооборота ФНС России
Уполномоченный сотрудник	Сотрудник НО или Филиала ФКУ, ответственный за доставку, прием-передачу и размещение объектов хранения на централизованное хранение
Упрощенная технология учета архивных документов АИС "Налог-3"	Технология хранения АИС "Налог-3", позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (дела, комплекты) без учета и регистрации отдельных документов дела, комплекта
УФНС	Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации
Филиал ФКУ	Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации
ФКУ	Центральный аппарат ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
Централизованная обработка	Обработка документов, осуществляемая с использованием программного обеспечения АИС "Налог-ЦОД", АИС3 "Налог-ЦОД" в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ
Централизованное хранение	Хранение документов в Архивохранилище
ЭК НО	Экспертная комиссия Владельца объектов хранения

2. Общие положения

2.1. Настоящий порядок определяет регламент взаимодействия между НО и Филиалом ФКУ при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта РФ, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с применением упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".

2.2. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.3. Участниками взаимодействия являются Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС, МИ ФНС России по КН.

2.4. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения, за исключением документов, прошедших централизованную обработку, и документов, ранее переданных на централизованное хранение и учтенных в ИС ЦОХД:

- документы по государственной регистрации прекращенных юридических лиц, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей;

- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;

- декларации по налогу на доходы физических лиц;

- иные документы.

2.5. Срок централизованного хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).

2.6. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.7. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

2.8. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.9. Подготовка архивных тар и маркировочных этикеток, включая их приобретение, транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище и транспортировка объектов хранения, изъятых из Архивохранилища, осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.

По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН) и ФКУ.

2.10. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.10.1. В НО - АИС "Налог-3";

2.10.2. В Филиале ФКУ - АИС3 "Налог-ЦОД".

2.11. Единицей хранения является совокупность документов (комплект, дело), размещенных в архивной таре.

2.11.1. По решению Владельца объектов хранения в Дела комплектуются следующие виды документов:

- документы по государственной регистрации прекращенного юридического лица, прекратившего деятельность индивидуального предпринимателя;

- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;

- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика.

2.11.2. Документы, за исключением указанных в п. 2.11.1, передаются на хранение Комплектами.

2.12. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. Назначение ответственных лиц

УФНС, МИ ФНС России по КН, ИФНС и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

3.2. Разработка Плана-графика передачи документов

на централизованное хранение

3.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН в течение 2 (двух) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал ФКУ сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку).

3.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 3.2.1 настоящего Порядка, Филиалом ФКУ разрабатывается План-график (приложение N 3 к настоящему Порядку). Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН согласовывают и утверждают План-график в течение 6 (шести) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 декабря.

3.3. Предоставление доступа в здание (помещение)

Филиала ФКУ

Доступ в здание (помещения) Филиала ФКУ сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом ФКУ.

3.4. Включение в справочник СНОН

сведений о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов

централизованного хранения документов

3.4.1. Сведения о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов централизованного хранения объектов хранения включаются в Справочник "Налоговые органы, для которых осуществляет деятельность ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и его территориальные подразделения" (СНОН)", утвержденный приказом ФНС России от 28.11.2013 N ММВ-7-1/529@ (далее - Справочник СНОН).

3.4.2. УФНС и МИ ФНС России по КН оперативно направляют ФКУ сведения о территориальных органах ФНС России, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета в Справочнике СНОН.

3.5. Топографирование помещений, используемых

для хранения документов

Топографирование помещений Архивохранилища, используемых для хранения документов, осуществляется Филиалом ФКУ, обслуживающим данное Архивохранилище средствами АИС3 "Налог-ЦОД".

4. Подготовка в НО документов для передачи

на централизованное хранение

4.1. Общие требования к комплектованию архивных тар

При комплектовании архивных тар с целью передачи на хранение:

4.1.1. Не допускается включение листов одного документа в разные объекты хранения;

4.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения;

4.1.3. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело" либо только один объект хранения типа "Комплект";

4.1.4. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида;

4.1.5. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@, и года образования документов;

4.1.6. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%;

4.1.7. Допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм;

4.1.8. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несет НО.

4.2. Подготовка объектов хранения для передачи

на централизованное хранение

4.2.1. Подготовка архивных тар

НО выполняет следующие действия:

4.2.1.1. Средствами СЭД НО направляет в Филиал ФКУ, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера (75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм), в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год.

4.2.1.2. Получает от Филиала ФКУ средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар.

4.2.1.3. Распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.

4.2.2. Подбор документов

НО выполняет следующие действия:

4.2.2.1. Сортирует документы по видам документов.

4.2.2.2. Определяет сроки хранения документов и сортирует документы по срокам хранения.

4.2.2.3. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, по видам документов. Наносит на обложку Дела заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП. Документы по учету в налоговых органах организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учета в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.

4.2.2.4. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, в Комплекты в соответствии с номенклатурой дел в разрезе видов документов, сроков хранения и года образования документов.

4.2.3. Комплектование архивных тар и подготовка к передаче в Филиал ФКУ

НО выполняет следующие действия:

4.2.3.1. Регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта.

4.2.3.2. Печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID).

Маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки каждого объекта хранения параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 градусов) и не должна закрывать значимую информацию обложки объекта хранения.

4.2.3.3. С использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару.

4.2.3.4. Наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения объектов хранения, содержащихся в архивной таре.

4.2.3.5. Формирует средствами ЕКП и распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к настоящему Порядку) для последующей передачи в Филиал ФКУ.

5. Прием-передача документов на централизованное хранение

5.1. Архивные тары доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком.

5.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, представивший документы, в следующих случаях:

5.2.1. Архивная тара не соответствует размерам, указанным в пункте 4.1 настоящего Порядка;

5.2.2. Архивная тара укомплектована не в полном объеме (менее 90%);

5.2.3. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения;

5.2.4. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС "Налог-3".

5.2.5. Срок хранения, указанный на архивной таре, не соответствует сроку хранения архивной тары, указанному Владельцем документов при регистрации тары в АИС "Налог-3".

5.3. Филиал ФКУ на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 5.2 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО.

5.4. Прием-передача объектов хранения осуществляется путем сопоставления Акта приема-передачи партии тар наличию архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар делаются соответствующие отметки.

Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ, один экземпляр возвращается в НО, а второй остается в Филиале ФКУ.

5.5. Филиал ФКУ в течение 3 рабочих дней со дня поступления архивных тар осуществляет:

- учет объектов хранения;

- размещение на хранение объектов хранения (принятых архивных тар).

5.6. При приеме документов на хранение проверка содержимого архивных тар Филиалом ФКУ на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется.

6. Централизованное хранение объектов хранения

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение Архивохранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

6.1. Функции филиала ФКУ при осуществлении

централизованного хранения объектов хранения

6.1.1. Прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

6.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

6.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

6.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.

6.1.5. Прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.

6.1.6. Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПО.

6.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.

6.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения,

размещенных на централизованное хранение

6.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

6.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

6.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

6.2.4. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.

6.2.5. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 5 к настоящему Порядку).

6.2.6. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.7. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

6.2.8. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

6.2.9. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 7 к настоящему Порядку).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

6.2.10. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.11. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.

7. Порядок выдачи оригиналов объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

Филиалом ФКУ по запросам НО осуществляется выдача оригиналов объектов хранения во временное пользование.

Выдача объектов хранения осуществляется:

- на основании запроса УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является УФНС или подведомственные ИФНС;

- на основании запроса ИФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данная ИФНС;

- на основании запроса МИ ФНС России по КН в отношении объектов хранения, Владельцем которых является МИ ФНС России по КН.

Выдача объекта хранения осуществляется целиком без выделения отдельных документов. Объект хранения типа "Комплект" выдается путем выдачи архивной тары, в которой он размещен на централизованное хранение.

Изготовление копий документов на бумажном носителе Филиалом ФКУ не осуществляется.

7.1. Формирование запроса на выдачу объектов хранения

НО формирует и направляет в АИС3 "Налог-ЦОД" с использованием ЕКП электронный запрос на выдачу объектов хранения.

7.2. Подготовка объектов хранения к выдаче

и их передача в НО

7.2.1. После поступления в АИС3 "Налог-ЦОД" электронного запроса на выдачу объектов хранения Филиал ФКУ с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" осуществляет поиск объектов в Архивохранилище и подготовку их к выдаче.

7.2.2. Объекты хранения должны быть подготовлены к выдаче не позднее 4 рабочих дней после поступления запроса в АИС3 "Налог-ЦОД".

7.2.3. Филиал ФКУ формирует с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" и распечатывает в двух экземплярах Акт выдачи (приложение N 8 настоящему Порядку).

7.2.4. Получение уполномоченным сотрудником НО объектов хранения осуществляется на территории Архивохранилища по Акту выдачи.

Оба экземпляра Акта выдачи подписываются уполномоченными сотрудниками НО и Филиала ФКУ, один экземпляр передается в НО, второй - остается в Филиале ФКУ.

По согласованию Сторон может быть определен иной способ передачи объектов хранения.

8. Порядок выдачи электронных образов объектов хранения

8.1. Подготовка электронных образов объектов хранения, содержащих документы, указанные в пункте 2.11.1 настоящего Порядка

8.1.1. Формирование в ЕКП запроса на получение электронных образов документов

НО формирует с использованием ЕКП электронный запрос на получение электронных образов Дела или отдельных документов, входящих в состав Дела, и направляет его в АИС3 "Налог-ЦОД".

8.1.2. Выполнение выборочного сканирования документов, размещенных на хранение

Филиал ФКУ выполняет следующие действия при поступлении в АИС3 "Налог-ЦОД" электронного запроса на получение электронных образов документов (задание на выборочную обработку):

8.1.2.1. Осуществляет с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" поиск объектов хранения (дел) в Архивохранилище.

8.1.2.2. Расшивает дело (входящие в его состав документы), которые необходимо отсканировать, контролирует отсутствие скрепок, скоб и ниток, скрепляющих документы.

8.1.2.3. Сканирует в АИС3 "Налог-ЦОД" в режиме двухстороннего сканирования Дело либо отдельные документы, входящие в его состав, и передает электронные образы НО средствами АИС3 "Налог-ЦОД":

- для срочных запросов - не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса Филиалом ФКУ;

- остальных запросов - не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом ФКУ.

8.1.2.4. Если при обработке электронного запроса на получение электронных образов документов, входящих в состав дела, выявлено отсутствие запрошенного документа, Филиал ФКУ информирует об этом НО (в указанные в пункте 8.1.2.3 настоящего Порядка сроки). Розыск отсутствующих в деле документов Филиалом ФКУ не производится.

Филиал ФКУ осуществляет обработку и выдачу электронных образов документов не более чем для 10 (десяти) объектов хранения в день (объемом не более 200 (двести) листов каждый) от одного НО.

8.2. Подготовка и выдача электронных образов объектов хранения, содержащих документы, указанные в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, Филиалом ФКУ не осуществляется.

9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных

объектов хранения

Возврат объектов хранения в Архивохранилище осуществляется в соответствии с п. п. 4, 5 настоящего порядка.

10. Уничтожение объектов хранения с истекшим

сроком хранения

10.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

10.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку).

10.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные объекты хранения).

10.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.

10.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.

10.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

10.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.

10.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;

- отбор объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);

- уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);

- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение N 10 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО по принадлежности.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

10.9. Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.

10.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.

Приложение N 1

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Форма информации

о назначенных координаторах взаимодействия

и ответственных лицах

Код налогового органа	Наименование налогового органа или Филиала ФКУ	Ф.И.О.	Сфера ответственности	Контактный телефон (городской/IP)	e-mail адрес в СЭД
1	2	3	4	5	6

Формируется в Microsoft Word

Приложение N 2

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Сведения

о планируемых объемах и сроках передачи

объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

в ___________ для централизованного хранения на ____ год

Код ИФНС

Планируемые объемы передачи архивных тар

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Общий итог

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

тары

п.м.

Общий итог

Руководитель УФНС/МИ ФНС России по КН _________ _______________________

подпись расшифровка подписи

Формируется в Microsoft Excel

Приложение N 3

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

"СОГЛАСОВАНО"			"УТВЕРЖДАЮ"
Руководитель УФНС/МИ ФНС России по КН			Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ________________
подпись	расшифровка подписи		_________ подпись	___________ расшифровка подписи
"__" ____________ ____ г.			"__" _____________ ____ г.

План-график

передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

в _________________ архивных тар для централизованного

хранения на ____ год

Код региона	Код НО	январь					февраль				март					апрель				май					июнь				июль				август					сентябрь				октябрь				ноябрь				декабрь					ИТОГО
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	32	33	34	35	36	37	38	39	40	41	42	43	44	45	46	47	48	49	50	51	52	53
XX	XX01
XX	XX02
XX	ИТОГО

Адрес архивохранилища

Формируется в Microsoft Excel

Приложение N 4

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                                                              ┌───────────┐
                                                              │ Штрих-код │
                                                              │           │

__________________________________________ ______ └───────────┘

(наименование территориального органа ФНС) (код)

Форма Акта приема-передачи партии тар

От (дата)

регистрационный номер _________

___________________________________________________________________________

(наименование организации - отправителя)

___________________________________________________________________________

(наименование организации - получателя)

N п/п	Инвентарный номер тары	Размер тары	Количество документов в таре	Количество листов	Лицо (ЮЛ/ФЛ)
1

Итого тар - ___

Тары передал Тары принял

__________________ __________________

__________________ __________________

__________________ __________________

_______________ ________________

(должность) (подпись) (Ф.И.О.) (должность) (подпись) (Ф.И.О.)

"__" ___________ 20__ г. "__" ___________ 20__ г.

Формируется в АИС "Налог-3"

Приложение N 5

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Сличительная ведомость

результатов проверки наличия и состояния объектов хранения

___________ N ____________

По состоянию на "__" _____________ 20__ г. проведена проверка фактического наличия объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

N	Уникальный номер архивной тары	Уникальный номер объекта хранения	Количество листов	Примечание
1
2
3

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 6

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала ФКУ "Налог-

Сервис" ФНС России в субъекте

Российской Федерации

____________________ N ______________ ____________ _____________________

проверки, наличия и состояния (подпись) (расшифровка подписи)

объектов хранения

Дата _______________

Помещение N _________________

Основание _________________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов,

стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии _____________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ___________________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка проводилась с ________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится: объектов хранения,

________________________________________________________

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии: объектов хранения,

___________________________________________

(цифрами и прописью)

3. Всего неучтенных в ПО: объектов хранения,

__________________________________________________

(цифрами и прописью)

4. Всего имеется в наличии: объектов хранения,

__________________________________________________

(цифрами и прописью)

из них:

4.1. требующих дезинфекции объектов хранения,

____________________________________________

(цифрами и прописью)

4.2. неисправимо поврежденных объектов хранения,

____________________________________________

(цифрами и прописью)

4.3. выдано во временное пользование объектов хранения.

____________________________________________

(цифрами и прописью)

5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные

отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Проверку проводили:

__________________________ _________ ___________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

__________________________ _________ ___________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

__________________________ _________ ___________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата _____________________

Формируется в Microsoft Word

Приложение N 7

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала ФКУ "Налог-

Сервис" ФНС России в субъекте

Российской Федерации

____ N ___________________________ ____________

О необнаружении объектов хранения, подпись расшифровка подписи

пути розыска которых исчерпаны

В результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие

перечисленных ниже объектов хранения. Предпринятые Филиалом ФКУ

всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не

дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.

N	Уникальный номер архивной тары	Уникальный номер объекта хранения	Заголовок объекта хранения	Количество листов	Предполагаемые причины отсутствия

Итого ___________________________________________________ объектов хранения

(цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, ответственного ___________ _________________________

за централизованное хранение подпись расшифровка подписи

Дата

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 8

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Акт выдачи N __________________ от __________

                               ┌─────────┐
                               │Штрих-код│
                               └─────────┘

Отправитель: ______________________________________________________________

(наименование отправителя)

Получатель: _______________________________________________________________

(наименование получателя)

Всего документов:

Всего листов:

N	Номер	Листов	Задание	Дата

От отправителя: __________________________________ ________________

(Ф.И.О.) (Подпись)

От получателя: __________________________________ ________________

(Ф.И.О.) (Подпись)

Формируется в АИС3 "Налог-ЦОД"

Приложение N 9

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

УТВЕРЖДАЮ

АКТ Руководитель НО/МИ ФНС

_____________ N ___ России по КН

______________________________

Подпись Расшифровка подписи

"__" ______________ 20__ г.

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приказа ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями

На основании --------------------------------------------------------------

(название и выходные данные перечня документов с указаниями

и дополнениями)

---------------------------------------------------------------------------

сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Фонда N ________________ <1>

___________________________________________________________________________

(название фонда (наименование территориального налогового органа))

N п/п	Наименование объекта хранения	Дата поступления в налоговый орган	Номера описей <2>	Регистрационный номер объекта хранения	Кол-во листов	Сроки хранения и номера статей по перечню <3>	Примечание

ИТОГО ___________________________________ объектов хранения за _______ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _________ N _____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК НО

___________ N __________

--------------------------------

<1> Заполняется вручную, при наличии.

<2> Заполняется вручную.

<3> Заполняется вручную.

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 10

к Порядку организации

централизованного хранения

налоговых документов,

утвержденному приказом ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала ФКУ "Налог-сервис"

ФНС России в субъекте Российской

Федерации

___________ ______________________

Подпись Расшифровка подписи

"__" ______________ 20__ г.

АКТ

_________________ N ___________________

Об уничтожении объектов хранения,

не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________

(реквизиты и место составление акта о выделении

на уничтожение документов, не подлежащих хранению)

___________________________________________________________________________

Объекты в количестве <1> __________________________________________________

(цифрами и прописью)

Весом ________________ кг сданы в ________________________________________

(наименование организации)

___________________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной

накладной (протоколу, акту) <2> от __________ N _______________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы ___________________ _____________________

Подпись Расшифровка подписи

Изменения в программное обеспечение внесены

Наименование должности

работника, внесшего

изменения в программное

обеспечение ___________________ _____________________

Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

<1> Указываются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших в Филиал ФКУ за текущий год.

<2> При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов).

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 2

к приказу ФНС России

от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ПЕРЕЧЕНЬ

УПРАВЛЕНИЙ ФНС РОССИИ ПО СУБЪЕКТАМ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ, МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫХ И МЕЖРАЙОННЫХ ИФНС РОССИИ

ПО КРУПНЕЙШИМ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМ, ПЕРЕДАЮЩИХ ДОКУМЕНТЫ

НА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ В ФКУ "НАЛОГ-СЕРВИС"

ФНС РОССИИ, С УКАЗАНИЕМ МЕСТ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Утратил силу. - Приказ ФНС России от 25.06.2019 N ММВ-7-10/325@.