1. Утвердить Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива.

2. Установить, что Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для применения в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности.

3. Рекомендовать министерствам, ведомствам, предприятиям в трехмесячный срок с учетом потребности представить заявки Центральному бюро нормативов по труду на издание Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных настоящим Постановлением.

4. Центральному бюро нормативов по труду обеспечить издание необходимого количества указанных Межотраслевых укрупненных нормативов времени.

Заместитель Министра труда

Российской Федерации

Р.БАТКАЕВ

МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ

ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ

ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

1.2. Функции службы ДОУ определены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Примерным положением о службе документационного обеспечения управления.

1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников служб ДОУ, фотографии рабочего дня, самофотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов служб ДОУ министерств и ведомств.

1.4. При подготовке нормативов времени использованы следующие нормативные и методические документы:

Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6;

Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. - М., 1988.

1.5. При нормировании труда работников службы ДОУ необходимо использовать межотраслевые типовые и единые нормы времени: Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. - М., 1990; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М., 1988; так как "Укрупненные нормативы..." не учитывают затраты на машинописные работы, копирование и размножение.

1.6. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

1.7. Сборник содержит нормативы времени в часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.8. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.

1.9. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.

1.10. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.

1.11. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.12. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ, но при этом работы, выполняемые с применением автоматизированных технологий располагаются после аналогичных работ, выполняемых по традиционной технологии.

1.13. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1994).

1.14. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле

Нвр = Н x К,

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного

нормируемого вида работы;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной

работы, установленный по сборнику, ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на

организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых

(включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного

времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии

рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

1.15. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часов, при этом после каждого часа работы перерыв 5 - 10 мин., а через 2 часа - 15 мин.

1.16. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.17. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2. (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).

1.18. За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.

1.19. За единицу измерения объема работы - коробку - принимается коробка, вмещающая 10 дел.

1.20. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.

1.21. В случае заключительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны местные нормы для конкретной службы документации.

1.22. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом технического нормирования.

1.23. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников службы документации.

1.23.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн = Нвр x Vi,

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного

нормируемого вида работы, ч;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год

(устанавливается по данным оперативного учета).

1.23.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ Тн.н в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

Тн.н = Тjнн x Vj,

где Тjнн - годовая трудоемкость ненормируемой работы

конкретного вида;

Vj - годовой объем ненормируемых видов работ.

1.23.3. Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тн.н.

1.23.4. Явочная численность работников Чяв определяется по формуле:

Тн + Тн.н То

Чяв = ------------ = ----,

Фп Фп

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за

год, ч (принимается равным 2006 чел.-ч).

Пример расчета численности работников службы документации приведен в Приложении 2.

2. Организация труда

Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с "Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих", Утвержденными Постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. N 30 (М., 1992), и "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации" (Приложение 5 к Приказу Роскомархива от 09.12.92 N 226). Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ.

В функции службы ДОУ входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

форма N 5 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года", форма N 6 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно-техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года";

форма N 7 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кинофотофонодокументы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года";

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Рабочее место работника службы документации, оснащенное ПЭВМ, показано на рис. 1 (не приводится).

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками - указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

В связи с внедрением в деятельность служб ДОУ автоматизированных технологий рабочие места специалистов должны быть оснащены профессиональными персональными компьютерами (ПЭВМ) типа IBM PC XT/AT со следующими основными параметрами: объем оперативной памяти 640 Кб и емкостью внешней памяти на винчестере не менее 20 Мб. Компьютер должен быть оснащен принтером с широкой печатью.

ПЭВМ оснащается стеклянным или пластмассовым оптическим фильтром. Экран большой разрешающей способности уменьшает напряжение зрения. Освещенность экрана должна равняться освещенности помещения. Экран компьютера располагается под прямым углом по отношению к окнам рабочей комнаты.

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч до обеда и за 1 - 1,5 ч до окончания работы.

Режим труда и отдыха специалистов, работающих на ПЭВМ определяется "Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров", утв. заместителем Главного государственного санитарного врача СССР 02.03.88 N 4559-88.

3. Нормативная часть

3.1. Затраты времени на работы по документационному

обеспечению управления

3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел

Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Составление и │Изучение нормативных и ме- │Количество │

ведение номенкла-│тодических документов, │позиций в │

туры дел струк- │справочных пособий, функций│номенклату-│

турного подразде-│данного структурного под- │ре дел: │

ления <*> │разделения, особенностей │до 10 │11,00

│его делопроизводства, сос- │11 - 25 │24,80

│тава и содержания докумен- │26 - 50 │46,80

│тов, определение сроков их │51 - 75 │66,00

│хранения, составление, сис-│76 - 100 │82,50

│тематизация заголовков дел,│ │

│визирование руководителем │ │

│структурных подразделений, │ │

│контроль за правильностью │ │

│формирования дел │ │

│ │ │

2. Составление и │Изучение нормативных и ме-│Количество │

ведение номенкла-│тодических документов, │позиций в │

туры дел органи- │справочных пособий, номенк-│номенклату-│

зации <*> │латур дел структурных под- │ре дел: │

│разделений, функции органи-│ 101 - 200│230,00

│зации, особенностей дело- │ 201 - 300│270,00

│производства, состава и со-│ 301 - 400│264,00

│держания документов, опре- │ 401 - 500│296,00

│деление сроков их хранения,│ 501 - 600│398,00

│разработка классификацион- │ 601 - 700│360,00

│ной схемы номенклатуры дел,│ 701 - 800│384,00

│унификация, общее редакти- │ 801 - 900│416,00

│рование текста всех разде- │ 901 - 1000│440,00

│лов номенклатуры дел, выяв-│1001 - 1100│480,00

│ление документов, не вошед-│1101 - 1200│504,00

│ших в номенклатуры дел │1201 - 1300│536,00

│структурных подразделений, │1301 - 1400│568,00

│составление номенклатуры │1401 - 1500│656,00

│дел (с оглавлением, предис-│ │

│ловием, списком сокраще- │ │

│ний), согласование с ведом-│ │

│ственным архивом, рассмот- │ │

│рение на заседании Цент- │ │

│ральной экспертизной комис-│ │

│сии (ЦЭК) (ЭК организации),│ │

│согласование с архивным │ │

│учреждением (государствен- │ │

│ным архивом), оформление и │ │

│утверждение номенклатуры │ │

│дел; контроль за правиль- │ │

│ностью формирования дел в │ │

│течение года, внесение ито-│ │

│говой записи к номенклатуре│ │

│дел, передача итоговых све-│ │

│дений в информационно-поис-│ │

│ковую систему и ведомствен-│ │

│ный архив по установленной │ │

│форме │ │

-------------------------------

<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве

ведется в течение года.

3. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│Количество │

ванное ведение │на дисплей формата в соот- │позиций в │

номенклатуры дел │ветствии с программой, ввод│номенклату-│

организации <*> │данных об изменениях в но- │ре дел: │

│менклатуре дел; выключение │до 100 │28,00

│компьютера │до 200 │40,00

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

-------------------------------

<*> Норматив применим также для определения затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).

3.1.2. Обработка, регистрация, учет количества документов

Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, инспектор, секретарь - машинистка, экспедитор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Обработка пос-│Прием корреспонденции, про-│10 докумен-│0,65

тупающих докумен-│верка целостности упаковки │ тов │

тов │и вложений, правильности │ │

│адресования, вскрытие кон- │ │

│верта, систематизация доку-│ │

│ментов на регистрируемые и │ │

│нерегистрируемые, состав- │ │

│ление регистрационных кар- │ │

│точек (РК), простановка, │ │

│заполнение регистрационных │ │

│штампов, распределение до- │ │

│кументов на подлежащие пе- │ │

│редаче руководителю органи-│ │

│зации для рассмотрения и │ │

│вынесения резолюции и на │ │

│подлежащие передаче на ис- │ │

│полнение в структурные под-│ │

│разделения, передача доку- │ │

│метов на исполнение <*> │ │

-------------------------------

<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РК и

документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч.

на каждые 10 документов.

2. Обработка до- │Прием сигнала. Получение │1 лист │0,15

кументов, полу- │текста, деление на листы │ │

чаемых по факсу │формата A4, составление ре-│ │

│гистрационных карточек │ │

│(РК), простановка, запол- │ │

│нение регистрационных штам-│ │

│пов, передача документов на│ │

│исполнение │ │

│ │ │

3. Обработка те- │Получение текста от теле- │1 телеграм-│0,11

леграмм │тайпистки, составление РК, │ ма │

│простановка и заполнение │ │

│регистрационных штампов, │ │

│передача телеграмм руковод-│ │

│ству на резолюцию, получе- │ │

│ние телеграммы, запись тек-│ │

│ста резолюции в РК, переда-│ │

│ча телеграммы и РК │ │

│исполнителю │ │

│ │ │

4. Обработка пос-│Прием телефонограммы, реги-│1 телефоно-│0,20

тупающих телефо- │страция, запись текста в │ грамма │

нограмм │журнале, информирование (по│ │

│телефону) исполнителя о со-│ │

│держании полученной теле- │ │

│фонограммы, контроль за со-│ │

│блюдением срока исполнения │ │

│ │ │

5. Обработка от- │Получение исполнительных │10 докумен-│0,80

правляемых доку- │документов, проверка пра- │ тов │

ментов │вильности оформления доку- │ │

│ментов, наличия приложений,│ │

│указанных в основном доку- │ │

│менте, регистрация докумен-│ │

│тов в РКФ (номера дела, в │ │

│который помещен исполните- │ │

│льный документ), сортировка│ │

│отправляемых документов по │ │

│адресам и видам почтовых │ │

│отправлений, проставление │ │

│адреса на конверте, │ │

│фальцовка и вложение │ │

│документов в конверты, │ │

│заклеивание конвертов, │ │

│маркировка конвертов, │ │

│составление реестра на │ │

│заказную почту, │ │

│упаковка писем для отправки│ │

│на почту │ │

│ │ │

6. Обработка до- │Получение исполненных доку-│1 лист │0,03

кументов, отправ-│ментов, проверка правильно-│ │

ляемых по факсу │сти оформления документов, │ │

│наличия приложений, указан-│ │

│ных в основном документе, │ │

│регистрация документов; │ │

│включение факса, установле-│ │

│ние связи с адресатом, пе- │ │

│редача текста, отключение │ │

│аппарата │ │

│ │ │

7. Обработка от- │Передача текста, регистра- │1 телефоно-│0,18

правляемых теле- │ция в журнале │ грамма │

фонограмм │ │ │

│ │ │

8. Оформление ко-│Оформление удостоверения по│1 команди- │0,10

мандировочных │установленной форме, прос- │ровочное │

удостоверений │тановка и заверение отметки│удостовере-│

│о прибытии (убытии) работ- │ние │

│ника │ │

│ │ │

9. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│10 докумен-│0,40

ванная регистра- │на дисплей формата регист- │ тов │

ция поступающих │рационно-контрольной формы │ │

документов │(РКФ), ввод информации о │ │

│виде документа, его авторе,│ │

│дате и индексе, присвоенных│ │

│документу организацией - │ │

│автором, о содержании доку-│ │

│мента (заголовке), прило- │ │

│жениях, контрольных рекви- │ │

│зитах, количестве листов │ │

│документа, присвоение даты │ │

│регистрации документа по │ │

│дате заполнения РКФ, при- │ │

│своение регистрационного │ │

│номера документу, выключе- │ │

│ние компьютера │ │

│ │ │

10. Автоматизиро-│Включение компьютера, вызов│10 докумен-│0,33

ванная регистра-│на дисплей формата (РКФ), │ тов │

ция документов, │ввод в РКФ информации о │ │

создаваемых для │виде документа, его авторе,│ │

внутреннего поль-│текста краткого содержания │ │

зования │документа (заголовка) и │ │

│приложений, о количестве │ │

│листов документа; присвое- │ │

│ние даты регистрации доку- │ │

│менту по дате заполнения │ │

│РКФ; присвоение регистра- │ │

│ционного номера документу; │ │

│ввод в РКФ информации об │ │

│авторах и содержании резо- │ │

│люции, выключение компью- │ │

│тера │ │

│ │ │

11. Автоматизиро-│Включение компьютера, вызов│10 докумен-│0,38

ванная регистра- │на дисплей формата РКФ, вы-│ тов │

ция отправляемых │бор кодов (наименований) │ │

внутренних до- │адресатов, ввод информации │ │

кументов │о количестве экземпляров, │ │

│отправляемых в каждый ад- │ │

│рес, суммирование информа- │ │

│ции о количестве экземпля- │ │

│ров, отправляемых во все │ │

│адреса; выключение компью- │ │

│тера │ │

│ │ │

12. Автоматизиро-│Включение компьютера, вызов│10 докумен-│0,35

ванная регистра- │на дисплей формата РКФ, │ тов │

ция отправляемых │ввод в РКФ информации о до-│ │

инициативных до- │кументе, краткого содержа- │ │

кументов │ния (заголовка) документа и│ │

│приложений, вида документа,│ │

│количества листов; присвое-│ │

│ние даты регистрации доку- │ │

│мента по дате заполнения │ │

│РКФ; присвоение регистра- │ │

│ционного номера документу; │ │

│выбор кодов (наименований) │ │

│организаций - адресатов, │ │

│ввод информации о │ │

│количестве экземпляров, │ │

│отправляемых │ │

│каждому адресату, суммиро- │ │

│вание общего количества │ │

│экземпляров, запись в РКФ, │ │

│распечатка РК, выключение │ │

│компьютера │ │

│ │ │

13. Автоматизиро-│Включение компьютера, фор- │100 доку- │0,04

ванный учет коли-│мирование запроса на поиск │ ментов │

чества докумен- │РКФ по заданным реквизитам │ │

тов, создаваемых │для получения искомой моди-│ │

для внутреннего │фикации выходной формы; │ │

пользования │сортировка РКФ по заданным │ │

│значениям реквизитов, под- │ │

│счет количества РКФ, выклю-│ │

│чение компьютера │ │

│ │ │

14. Автоматизиро-│Включение компьютера, фор- │100 доку- │0,04

ванный учет коли-│мирование запроса на поиск │ ментов │

чества отправля- │РКФ по заданным реквизитам │ │

емых документов │для получения искомой моди-│ │

│фикации выходной формы; │ │

│сортировка РКФ по заданным │ │

│значениям реквизитов, │ │

│подсчет количества │ │

│отправляемых экземпляров │ │

│документов, выключение │ │

│компьютера │ │

│ │ │

15. Автоматизиро-│Включение компьютера, фор- │100 доку- │0,05

ванный учет коли-│мирование запроса на поиск │ ментов │

чества поступаю- │РКФ по заданным реквизитам │ │

щих документов, │для получения необходимой │ │

документов-отве- │модификации выходной формы;│ │

тов на поступаю- │сортировка РКФ по заданным │ │

щие документы, │значениям реквизитов, под- │ │

отправляемых ини-│счет количества РКФ, выклю-│ │

циативных доку- │чение компьютера │ │

ментов │ │ │

│ │ │

16. Автоматизиро-│Включение компьютера, фор- │100 доку- │0,09

ванный учет объе-│мирование запроса по задан-│ ментов │

ма документообо- │ным реквизитам,сортировка │ │

рота учреждения │РКФ по заданным значениям │ │

│реквизитов, подсчет количе-│ │

│чества РКФ и отправленных │ │

│экземпляров документов, │ │

│распечатка, выключение │ │

│компьютера │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.1.3. Работы по контролю исполнения документов

Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь - машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Контроль испо-│Составление РК, если она не│10 докумен-│0,80

лнения документов│передается из службы регис-│ тов │

│трации, проставление отмет-│ │

│ки "К" (контроль) на доку- │ │

│менте и на РК, расположение│ │

│первого экземпляра РК в ка-│ │

│ртотеке, направление второ-│ │

│го экземпляра РК вместе с │ │

│документом в структурное │ │

│подразделение исполнителю, │ │

│контроль исполнения доку- │ │

│мента, напоминание о сроке │ │

│исполнения, получение све- │ │

│дений о результатах испол- │ │

│нения, запись сведений в │ │

│РК, информирование руково- │ │

│дителей о состоянии испол- │ │

│нения, снятие документа с │ │

│контроля. │ │

│Составление сводки о доку- │ │

│ментах, не исполненных в │ │

│установленные сроки, │ │

│составление сводки об │ │

│исполнении документов, под-│ │

│лежащих контролю, обобщение│ │

│результатов исполнения до- │ │

│кументов по структурным │ │

│подразделениям, анализ сос-│ │

│тояния исполнения докумен- │ │

│тов в организации │ │

│ │ │

2. Контроль ис- │ То же │10 докумен-│0,70

полнения заявле- │ │ тов │

ний граждан │ │ │

│ │ │

3. Автоматизиро- │Включение компьютера, прос-│10 докумен-│0,75

ванный контроль │мотр документа, вызов на │ тов │

исполнения посту-│дисплей РКФ документа, ввод│ │

пающих документов│в базу данных контрольных │ │

│реквизитов задания (резолю-│ │

│ции), распечатка РКФ, поме-│ │

│щение РКФ в контрольно - │ │

│справочную картотеку, пере-│ │

│дача на исполнение докумен-│ │

│та и РКФ, получение контро-│ │

│лируемого документа и РКФ, │ │

│контроль за правильностью │ │

│оформления и сроком испол- │ │

│нения документа, корректи- │ │

│ровка РКФ; оформление ис- │ │

│полнительного документа; │ │

│заполнение РКФ по результа-│ │

│там исполнения документа; │ │

│распечатка РКФ, │ │

│формирование сводки об │ │

│исполнении контролируемых │ │

│документов по отдельным │ │

│заданным реквизитам или их │ │

│комбинациям; ведение │ │

│справочно-информационной │ │

│работы, получение выходных │ │

│форм по учету и контролю │ │

│документов, выключение │ │

│компьютера │ │

│ │ │

4. Автоматизиро- │ То же │10 докумен-│0,60

ванный контроль │ │ тов │

исполнения обра- │ │ │

щений граждан │ │ │

│ │ │

5. Автоматизиро- │ То же │10 докумен-│0,70

ванный контроль │ │ тов │

исполнения доку- │ │ │

ментов, создава- │ │ │

емых для внутрен-│ │ │

него пользования │ │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.1.4. Создание и ведение картотек

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Составление и│Систематизация, расстановка│10 регист- │0,80

ведение контроль-│РК в картотеке в соответст-│рационных │

но-справочной │вии с классификаторами или │карточек │

картотеки │схемой построения картоте- │ │

│ки; внесение в карточки из-│ │

│менений (запись сведений об│ │

│исполнителе, переносе срока│ │

│исполнения и т.п.); отбор │ │

│карточек на документы, сро-│ │

│ки исполнения которых исте-│ │

│кают (для информирования │ │

│исполнителей); перестановка│ │

│РК на исполненные документы│ │

│в соответствующий раздел │ │

│картотеки; отбор РК на до- │ │

│кументы с истекающими сро- │ │

│ками исполнения (для инфор-│ │

│мирования руководителя) │ │

│ │ │

2. Ведение авто- │Включение компьютера, вызов│10 карточек│1,10

матизированной │на экран реквизитов доку- │ │

базы данных по │мента, вызов формата РКФ, │ │

контролю исполне-│заполнение карточки на │ │

ния документов │вновь поступивший документ │ │

│или внесение в карточку из-│ │

│менений (дополнений), све- │ │

│дений об исполнителях, сро-│ │

│ках исполнения (переносе │ │

│сроков), выборка карточек │ │

│внутри системы (карточки на│ │

│исполненные и неисполненные│ │

│документы, на документы с │ │

│истекшими сроками исполне- │ │

│ния) и по разделам; распе- │ │

│чатка карточек на документы│ │

│с истекшими сроками испол- │ │

│нения для информирования │ │

│руководителей; распечатка │ │

│карточек; выключение ком- │ │

│пьютера │ │

│ │ │

3. Составление и │Заполнение карточек по ус- │10 регист- │1,08

ведение картотеки│тановленной форме, система-│рационных │

по предложениям и│тизация, расстановка РК в │карточек │

жалобам граждан │соответствии с классифика- │ │

│торами или схемой построе- │ │

│ния картотеки, внесение │ │

│изменений в карточки │ │

│ │ │

4. Составление │Заполнение карточек по ус- │10 темати- │1,05

и ведение темати-│тановленной форме, система-│ческих кар-│

ческих карточек к│тизация, расстановка тема- │точек │

ведомственным │тических карточек в соот- │ │

нормативам, при- │ветствии с классификаторами│ │

казам, решениям │или схемой построения кар- │ │

│тотеки, расстановка новых │ │

│карточек, внесение измене- │ │

│ний в карточки │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных

подразделениях, экспертиза научной и практической ценности

документов, составление годовых разделов описей дел,

передача дел в ведомственный архив

Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Формирование │Группировка исполненных до-│1 дело │0,75

дел постоянного │кументов в дела, проверка │ │

хранения, состав-│соответствия содержания до-│ │

ление заголовков,│кументов заголовкам дел по │ │

оформление дел │номенклатуре дел, правиль- │ │

(управленческая │ности оформления и полноты │ │

документация) │(комплектности) документов,│ │

│нумерация листов в деле, │ │

│составление внутренней опи-│ │

│си документов дела и заве- │ │

│рительной надписи, состав- │ │

│ление и уточнение заголов- │ │

│ков дел, описание дел на │ │

│обложках │ │

│ │ │

2. Формирование │ То же │1 дело │0,73

дел по личному │ │ │

составу органи- │ │ │

зации, состав- │ │ │

ление заголовков,│ │ │

оформление дел │ │ │

│ │ │

3. Формирование │ То же │1 дело │0,56

дел временного │ │ │

(свыше 10 лет) │ │ │

хранения, сос- │ │ │

тавление заго- │ │ │

ловков оформле- │ │ │

ния дел │ │ │

│ │ │

4. Формирование │Группировка исполненных │1 дело │0,43

дел временного │документов в дела, проверка│ │

(до 10 лет) хра- │соответствия содержания до-│ │

нения, составле- │кументов заголовкам дел по │ │

ние заголовков, │номенклатуре дел, правиль- │ │

оформление дел │ности оформления и полноты │ │

(управленческая │(комплектности) документов,│ │

документация) │составление и уточнение │ │

│заголовков дел, описание │ │

│дел на обложках │ │

│ │ │

5. Проведение │Изучение состава и содержа-│1 дело │1,00

экспертизы науч- │ния документов, определение│ │

ной и практичес- │их научно-исторической и │ │

кой ценности до- │практической значимости, │ │

кументов и сос- │полистный просмотр дел, от-│ │

тавление акта о │бор документов на постоян- │ │

выделении к унич-│ное, временное хранение и к│ │

тожению докумен- │уничтожению, составление │ │

тов и дел, не │акта о выделении к уничто- │ │

подлежащих хране-│жению документов, не подле-│ │

нию │жащих хранению, рассмотре- │ │

│ние акта на заседании ЦЭК │ │

│(ЭК), утверждение акта │ │

│ │ │

6. Составление │Составление годового разде-│10 описа- │ 1,12

годовых разделов │ла описи на дела, прошедшие│тельных │

описей дел пос- │экспертизу ценности, рас- │статей опи-│

тоянного и вре- │смотрение подготовленного │си │

менного (свыше │раздела на заседании ЦЭК │ │

10 лет) хранения,│(ЭК), доработка по замеча- │ │

подлежащих пере- │ниям, оформление, утвержде-│ │

даче в архив ор- │ние в установленном поряд- │ │

ганизации │ке, проверка качества фор- │ │

│мирования и оформления дел,│ │

│соответствия количеству │ │

│дел, вносимых в опись, ко- │ │

│личеству заведенных дел по │ │

│номенклатуре дел; проста- │ │

│новка временных шифров (ка-│ │

│рандашом) на обложках дел │ │

│ │ │

7. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│10 описа- │1,10

ванное составле- │на дисплей формата описи, │тельных │

ние годовых раз- │внесение данных на дела, │статей опи-│

делов описей дел │прошедшие экспертизу цен- │си │

постоянного и │ности; считка составленной │ │

временного (свыше│описи, правка; распечатка;│ │

10 лет) хранения,│рассмотрение годового раз- │ │

подлежавших пере-│дела описи на заседании ЦЭК│ │

даче в архив ор- │(ЭК); внесение изменений в │ │

ганизации │опись в соответствии с выс-│ │

│казанными замечаниями; рас-│ │

│печатка раздела описи после│ │

│доработки, выключение ком- │ │

│пьютера │ │

│ │ │

8. Передача дел │Передача дел поединично по │10 дел │3,25

в архив организа-│описям и номенклатурам дел,│ │

ции из структур- │передача экземпляров опи- │ │

ного подразделе- │сей, номенклатур дел, конт-│ │

ния │рольно-справочных и │ │

│тематических картотек │ │

│согласно графику, оформле- │ │

│ние передачи по установлен-│ │

│ной форме │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2. Затраты на работы архива организации

3.2.1. Методическое и организационное обеспечение работы

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Разработка │Составление библиографии, │1 авторский│72,50

нормативно-мето- │изучение научно-методичес- │ лист │

дических пособий │кой литературы и документов│ │

(инструкций, ре- │по теме, выявление и сбор │ │

комендаций, поло-│материалов, их анализ, сос-│ │

жений) │тавление плана и схемы по- │ │

│собия, систематизация све- │ │

│дений, написание текста, │ │

│редактирование, обсуждение,│ │

│доработка по замечаниям │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам

архива организации

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Составление │Написание, оформление описи│10 описа- │1,00

годовых разделов │(годового раздела сводной │тельных │

сводных описей │описи) по установленной │статей │

дел постоянного │форме, рассмотрение на за- │описи │

хранения │седании ЦЭК (ЭК), представ-│ │

│ление описи на утверждение │ │

│ЭПК государственного архи- │ │

│ва, обсуждение, доработка │ │

│по замечаниям, утверждение │ │

│руководителем организации │ │

│ │ │

2. Составление │Написание, оформление описи│10 описа- │0,90

сводных описей │(годового раздела сводной │тельных │

дел по личному │описи) по установленной │статей │

составу │форме, рассмотрение на за- │описи │

│седании ЦЭК (ЭК), представ-│ │

│ление описи на согласование│ │

│ЭПК государственного архи- │ │

│ва, обсуждение, доработка │ │

│по замечаниям, утверждение │ │

│руководителем организации │ │

│ │ │

3. Составление │Изучение законодательной и │1 авторский│120,00

предисловий к │научно-справочной литерату-│ лист │

описям архивных │ры, истории фонда и его │ │

фондов │документов с целью опреде- │ │

│ления дат образования, │ │

│реорганизации, переименова-│ │

│ния, ликвидации фондообра- │ │

│зователя, выяснение его │ │

│подведомственности, функ- │ │

│ций, структуры, изучение │ │

│системы делопроизводства, │ │

│характера и состояния доку-│ │

│ментов, сбор и анализ све- │ │

│дений о наличии и составе │ │

│научно-справочного аппарата│ │

│(НСА) к фонду, об особенно-│ │

│стях обработки и системати-│ │

│зации документов, написание│ │

│текста предисловия, обсуж- │ │

│дение, доработка по замеча-│ │

│ниям │ │

│ │ │

4. Составление │Сбор данных по истории фон-│1 авторский│72,00

исторических │дообразователя на основании│ лист │

справок на архив-│сведений, выявленных при │ │

ные фонды органи-│составлении предисловий к │ │

заций, учреждений│описям дел за этот период, │ │

и предприятий │написание текста справки, │ │

│обсуждение, доработка по │ │

│замечаниям │ │

│ │ │

5. Составление │Просмотр описи, выявление │10 карточек│1,40

предметных, геог-│данных, написание карточек │указателя │

рафических, имен-│(с вынесением на каждую │ │

ных указателей │карточку одного понятия), │ │

к законченным │составление указателя │ │

описям дел │ │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.3. Каталогизация документов

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Составление │Изучение описи с целью от- │10 карточек│3,00

карточек и веде- │бора дел для каталогизации │ │

ние предметной │документов, полистный про- │ │

(предметно-тема- │смотр дел, выявление доку- │ │

тической) карто- │ментов, подлежащих катало- │ │

теки │гизации, аннотирование со- │ │

│держания выявленных доку- │ │

│ментов, написание карточек │ │

│по установленной форме, │ │

│простановка штампа о ката- │ │

│логизации на обложках дел; │ │

│группировка карточек по ал-│ │

│фавиту предметных понятий, │ │

│далее по схеме, принятой │ │

│для данной картотеки; рас- │ │

│положение карточек в карто-│ │

│теке в соответствии с при- │ │

│нятой схемой систематиза- │ │

│ции │ │

│ │ │

2. Создание авто-│Изучение описи, отбор дел, │ │

матизированной │полистный просмотр дел, │ │

базы данных по │выявление документов, вклю-│ │

документам архива│чение компьютера, вызов на │ │

│дисплей формата карточки, │ │

│заполнение его, системати- │ │

│зация карточек в соответст-│ │

│вии с установленными инде- │ │

│ксами по принятой схеме, │ │

│выключение компьютера, │ │

│простановка штампа о ката- │ │

│логизации на обложке дела │ │

│ │ │

- с распечаткой │ То же │10 карточек│2,40

карточек │ │ │

- без распечатки │ То же │10 карточек│2,00

карточек │ │ │

- на государст- │ То же │10 карточек│1,80

венных, общест- │ │ │

венных, творчес- │ │ │

ких деятелей │ │ │

- по личному сос-│ То же │10 карточек│1,20

таву │ │ │

│ │ │

3. Составление │Изучение описи, отбор дел │10 карточек│2,30

карточек и веде- │для каталогизации докумен- │ │

ние именной кар- │тов, полистный просмотр │ │

тотеки (на госу- │дел, выявление документов, │ │

дарственных, об- │подлежащих каталогизации, │ │

щественных, │изучение содержания выяв- │ │

творческих дея- │ленных документов, написа- │ │

телей) │ние карточек по установ- │ │

│ленной форме, группировка │ │

│карточек по фамилиям, име- │ │

│нам и отчествам в алфавит- │ │

│ном порядке, далее по схе- │ │

│ме, принятой для данной │ │

│картотеки; расположение │ │

│карточек в картотеке в │ │

│соответствии с принятой │ │

│схемой систематизации │ │

│ │ │

4. Составление │ То же │10 карточек│1,50

карточек и веде- │ │ │

ние картотеки по │ │ │

личному составу │ │ │

организации │ │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.4. Использование документов. Информационное

обслуживание учреждений и граждан

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Исполнение те-│Ознакомление с запросом, │1 запрос │24,10

матических запро-│изучение научно-справочного│ │

сов │аппарата и документов архи-│ │

│ва, выявление сведений по │ │

│теме запроса, написание │ │

│текста ответа │ │

│ │ │

2. Тематическое │Просмотр дел, выявление │1 печатный │127,00

выявление и под- │сведений по теме, составле-│ лист │

готовка информа- │ние текста информационного │ │

ционного докумен-│документа (тематического │ │

та │перечня, информационного │ │

│письма) │ │

│ │ │

3. Выдача дел во │Ознакомление с запросом, │ 10 дел │2,90

временное пользо-│определение по топографи- │ │

вание │ческим указателям местона- │ │

│хождения дел, выемка дел, │ │

│размещение карт-заместите- │ │

│лей, проверка соответствия │ │

│шифра и заголовка на облож-│ │

│ке дела и в описи (номенк- │ │

│латуре дел), проверка нуме-│ │

│рации листов и физического │ │

│состояния дел, оформление │ │

│актов о выдаче дел во вре- │ │

│менное пользование, выдача │ │

│дел │ │

│ │ │

4. Прием посети- │Консультирование по вопро- │1 посети- │0,86

телей с целью │сам состава и содержания │ тель │

консультации │документов по теме запроса,│ │

│информирование о наличии в │ │

│архиве документов для полу-│ │

│чения справки о работе, │ │

│службе, учебе │ │

│ │ │

5. Исполнение │Ознакомление с запросом │1 запрос │2,42

запросов социаль-│(заявлением), изучение на- │ │

но-правового ха- │учно-справочного аппарата и│ │

рактера │документов архива, выявле- │ │

│ние сведений биографическо-│ │

│го характера, написание │ │

│текста архивной справки<*> │ │

│ │ │

-------------------------------

<*> Сведения выявляются за период не более 5 лет.

6. Прием и выдача│Прием трудовых книжек на │1 трудовая │0,47

невостребованных │хранение, оформление │ книжка │

трудовых книжек │приема, размещение трудовых│ │

│книжек в ящике картотеки по│ │

│алфавиту, выдача трудовых │ │

│книжек владельцам │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки

состояния и работы архива подведомственного учреждения

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Проведение │Изучение условий хранения │1 комплекс-│26,70

комплексной (те- │дел, состояния учета и на- │ная (тема- │

матической) про- │учно-справочного аппарата, │тическая │

верки состояния │эффективности использования│проверка) │

и работы архива │документов, проверка готов-│ │

подведомственно- │ности документов к передаче│ │

го учреждения │на государственное и ведом-│ │

(участие в про- │ственное хранение, правиль-│ │

верке совместно │ность проведения экспертизы│ │

с работниками │ценности, оформление дел, │ │

государственно- │информирование руководства │ │

го архива) │организации о результатах │ │

│проверки, обсуждение итогов│ │

│проверки в архиве подведом-│ │

│ственного учреждения, сос- │ │

│тавление справки по резуль-│ │

│татам проверки │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.6. Контроль за организацией документов в

делопроизводстве структурных подразделений ведомства

(организации) и в учреждениях системы

Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Проведение │Изучение основных задач и │1 проверка │19,60

проверки органи- │функций учреждения в целом │одного │

зации работы с │и его структурных подразде-│структурно-│

документами в │лений, составление плана │го подраз- │

структурных под- │проверки, изучение работы с│деления │

разделениях │документами на обследуемом │(учрежде- │

ведомства и │объекте (совместно с работ-│ния), но- │

учреждениях его │никами делопроизводственной│менклатура │

системы │службы), информирование ру-│дел кото- │

│ководства учреждения │рого вклю- │

│(структурного подразделе- │чает до │

│ния) о результатах провер- │100 позиций│

│ки, обсуждение итогов │ │

│проверки на объекте, │ │

│составление справки по │ │

│итогам проверки │ │

│ │ │

2. Контроль за │Проверка (совместно с ра- │1 проверка │7,10

организацией │ботниками делопроизвод- │работы с │

работы с доку- │ственной службы) правиль- │документами│

ментами в дело- │ности формирования и описа-│одного │

производстве │ния дел, обеспечения │структурно-│

структурных под- │сохранности документов в │го подраз- │

разделений уч- │делопроизводстве │деления, │

реждения │составления описей, │номенклату-│

│подготовки дел к передаче │ра дел ко- │

│в ведомственный архив; под-│торого │

│готовка предложений о со- │включает до│

│вершенствовании работы с │100 позиций│

│документами │ │

│ │ │

3. Устное кон- │Консультирование по вопро- │1 консуль- │1,20

сультирование │сам формирования дел, сос- │ тация │

работников ор- │тавления номенклатур дел, │ │

ганизации │описей, проведения экспер- │ │

│тизы ценности, отбора доку-│ │

│ментов на государственное │ │

│хранение, практического │ │

│применения методических │ │

│пособий │ │

│ │ │

4. Оформление │Оформление ответа работни- │1 служебное│2,05

консультаций в │кам организации по вопросам│письмо, │

письменной форме │формирования дел, составле-│объемом в 1│

│ния номенклатур дел, опи- │машинопис- │

│сей, проведения экспертизы │ный лист │

│ценности, отбора документов│ │

│на государственное хране- │ │

│ние, практического примене-│ │

│ния методических пособий │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.7. Обеспечение сохранности документов

Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Прием дел в │Ознакомление с состоянием │10 дел │3,60

архив из струк- │дел, проверка правильности │ │

турного подраз- │оформления дел, прием дел │ │

деления │по описи (поединично), │ │

│прием контрольно-справочной│ │

│картотеки к документам │ │

│данного годового раздела │ │

│описи, запись (в двух эк- │ │

│земплярах описи) сведений │ │

│о количестве фактически │ │

│принятых дел, номеров от- │ │

│сутствующих дел; размеще- │ │

│ние дел на места хранения, │ │

│отметка в топографических │ │

│указателях о размещении │ │

│дел, запись в книге учета │ │

│поступления и выбытия до- │ │

│кументов │ │

│ │ │

2. Отбор, подго- │Подбор дел по актам провер-│10 дел │4,70

товка и передача │ки наличия, картотеке (жур-│ │

документов для │налу) учета физического │ │

дезинфекции, дез-│состояния документов, ре- │ │

инсекции, рестав-│гистрация в книге выдачи │ │

рации и переплета│дел из архивохранилища, │ │

│оформление заказа по уста- │ │

│новленной форме, передача │ │

│дел в лабораторию │ │

│ │ │

3. Выдача (прием)│Выдача дел: ознакомление │10 дел, │1,55

дел │с заказом, определение по │выданных │

│топографическим указателям │или приня- │

│местонахождения дел, выемка│тых в архив│

│дел, размещение карт - │ │

│заместителей, определение │ │

│соответствия шифра и │ │

│заголовка на обложке дела и│ │

│в описи (номенклатуре дел),│ │

│проверка нумерации листов и│ │

│физического состояния дел, │ │

│отметка в книге выдачи дел │ │

│из архивохранилища. Прием │ │

│дел: визуальный осмотр │ │

│дел, проверка нумерации │ │

│листов и физического сос- │ │

│тояния дел, отметка о │ │

│возвращении дел в книге │ │

│выдачи, изъятие карт - │ │

│заместителей, │ │

│укладка дел на места хра- │ │

│нения │ │

│ │ │

4. Картонирование│Размещение дел в коробке по│ 10 дел │0,52

дел │порядку номеров, написание │ │

│ярлыка, наклейка его на ко-│ │

│робку │ │

│ │ │

5. Формирование │Группировка дел по порядку │10 дел │0,54

связок дел, под-│номеров, написание ярлыка, │ │

лежащих хранению │прикрепление ярлыка к шпа- │ │

│гату, перевязывание дел │ │

│ │ │

6. Составление │Заполнение граф карточки │10 карточек│2,85

топографических │указателя по установленной │ │

указателей │форме, группировка карточек│ │

│в последовательности │ │

│расположения стеллажей, │ │

│номеров фондов │ │

│ │ │

7. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│10 карточек│1,25

ванное ведение │на дисплей формата; запол- │ │

топографических │нение граф (уточнение дан- │ │

указателей │ных в графах) карточки ука-│ │

│зателя, группировка карто- │ │

│чек в установленной после- │ │

│довательности расположения;│ │

│распечатка; выключение │ │

│компьютера │ │

│ │ │

8. Проверка нали-│Сверка фактического наличия│10 дел │0,80

чия и состояния │дел на местах хранения и по│ │

документов │описи (номенклатуры дел), │ │

│описательной статьи описи │ │

│номенклатуры дел с │ │

│описанием на обложке дела, │ │

│проверка физического сос- │ │

│тояния и технического офор-│ │

│мления дел, заполнение лис-│ │

│та проверки наличия с ука- │ │

│занием в нем физического │ │

│состояния дел, составление │ │

│акта проверки наличия и │ │

│состояния дел в фонде │ │

│ │ │

9. Передача архи-│Подготовка и доставка дел, │10 дел │1,00

вом организации │участие в передаче дел, │ │

документов на го-│оформление передачи доку- │ │

сударственное │ментов по установленной │ │

хранение │форме, запись о выбытии в │ │

│книге учета поступления и │ │

│выбытия документов │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.8. Учет документов

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Составление и │Изучение источников по ис- │1 архивный │2,50

ведение учетных │тории фондообразователя, │ фонд │

документов архива│составление и ведение спис-│ │

организации │ка фондов, количественный и│ │

│пофондовый учет фондов и │ │

│коллекций, составление лис-│ │

│та фонда, выявление и за- │ │

│пись сведений о составе и │ │

│объеме фонда на основе со- │ │

│ответствующих документов, │ │

│составление карточки архив-│ │

│ного фонда по установленной│ │

│форме, представление кар- │ │

│точки в учреждение ГАС Рос-│ │

│сии │ │

│ │ │

2. Составление │Сбор и анализ сведений об │1 отчет │9,70

"Паспорта архива │архиве, написание отчета по│ │

учреждения..." │установленной форме на ос- │ │

формы N N 5, 6, 7│новании данных учетных до- │ │

│кументов │ │

│ │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

3.2.9. Техническое оформление работ

Исполнители - старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус

─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────

Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив

работы │ │ измерения │времени,

│ │ объема │ ч

│ │ работы ├────────

│ │ │

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────

1. Автоматизиро- │Включение компьютера, соз- │1 авторский│

ванный ввод текс-│дание файла, ввод текста, │ лист │

та в базу данных │распечатка, выключение ком-│ │

с оригинала доку-│пьютера │ │

мента <*> │ │ │

- 1 гр. сложности│ То же │ │6,10

- 2 гр. сложности│ То же │ │7,93

- 3 гр. сложности│ То же │ │9,15

-------------------------------

<*> Группы сложности текста и количество знаков на страницу

определены "Едиными нормами времени (выработки) на машинописные

работы". - М., 1988. Стр. 4.

│ │ │

2. Автоматизиро- │Включение компьютера, вы- │1 авторский│1,60

ванное редакти- │зов файла на дисплей, │ лист │

рование текста │редактирование текста с │ │

документа │внесением до 30 % │ │

│изменений, распечатка │ │

│текста, выключение │ │

│компьютера │ │

│ │ │

3. Подшивка доку-│Группировка (вложение) ис- │1 дело │0,30

ментов в дело │полненных документов в об- │ │

(управленческая │ложку в соответствии с │ │

документация) │номенклатурой дел, прошивка│ │

вручную │на 4 прокола │ │

│ │ │

4. Подшивка до- │Группировка (вложение) ис- │1 дело │0,08

кументов в дело │полненных документов в об- │ │

(управленческая │ложку в соответствии с │ │

документация) с │номенклатурой дел, прошивка│ │

применением │на прошивочной машине │ │

средств малой │ │ │

механизации труда│ │ │

│ │ │

5. Ремонт дел │Просмотр дела, выявление │1 дело │0,44

│поврежденных листов, под- │ │

│клейка корешков листов (на-│ │

│ращивание до необходимого │ │

│формата), обрезка края, │ │

│просушивание, прессовка │ │

│дела │ │

│ │ │

6. Уничтожение │Доставка документов, вклю- │1000 листов│1,05

документов на бу-│ченных в акт о выделении к │ │

мажной основе с │уничтожению, загрузка, │ │

применением малой│включение машины для из- │ │

механизации труда│мельчения документов; пог- │ │

│рузка измельченной бумажной│ │

│массы в тару │ │

│ │ │

7. Сдача докумен-│Выемка дел, включенных в │100 дел │6,00

тов на утилизацию│акт о выделении к │ │

│уничтожению, │ │

│со стеллажей, формирование,│ │

│увязка связок, оформление │ │

│заявки на транспорт, пог- │ │

│рузка дел, сдача дел на │ │

│утилизацию в установленном │ │

│порядке │ │

─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────

Приложение 1

ТАБЛИЦА ПЕРЕСЧЕТА МИНУТ И ЧАСОВ В РАБОЧИЕ ДНИ

─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────

Минута │ Час │ Рабочий день

─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────

3 │ 0,05 │

6 │ 0,10 │

12 │ 0,20 │

15 │ 0,25 │

20 │ 0,33 │

24 │ 0,40 │ 0,05

30 │ 0,50 │

36 │ 0,60 │

45 │ 0,75 │

60 │ 1,00 │

120 │ 2,00 │ 0,25

123 │ 2,05 │

180 │ 3,00 │

240 │ 4,00 │ 0,50

246 │ 4,10 │

300 │ 5,00 │

360 │ 6,00 │ 0,75

369 │ 6,15 │

420 │ 7,00 │

480 │ 8,00 │ 1,00

─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────

Приложение 2

ПРИМЕР РАСЧЕТА

ЧИСЛЕННОСТИ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛА РАБОТНИКОВ

СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

А. Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году

───┬────────────────────┬────────┬───────┬─────┬────────┬─────────

N N│ Вид выполняемой │Номер │Единица│Объем│Норматив│Затраты

п/п│ работы │нор- │измере-│рабо-│времени │времени,

│ │мати- │ния │ты за│на еди- │ чел.-ч

│ │ва │объема │год │ницу │

│ │ │работы │ │измере- │

│ │ │ │ │ния, │

│ │ │ │ │чел.-ч │

───┼────────────────────┼────────┼───────┼─────┼────────┼─────────

1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7

───┼────────────────────┼────────┼───────┼─────┼────────┼─────────

1.│Автоматизированное │3.1.1.3 │до 200 │ 200 │ 40,00 │ 40

│ведение номенклатуры│ │позиций│ │ │

│дел организации │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

2.│Автоматизированная │3.1.2.9 │10 до- │25000│ 0,40 │ 1000

│регистрация поступа-│ │кумен- │ │ │

│ющих документов │ │тов │ │ │

│ │ │ │ │ │

3.│Автоматизированный │3.1.2.15│100 до-│ 6500│ 0,05 │ 3,25

│учет количества │ │кумен- │ │ │

│поступающих доку- │ │тов │ │ │

│ментов, документов -│ │ │ │ │

│ответов на поступа- │ │ │ │ │

│ющие документы, от- │ │ │ │ │

│правляемых инициа- │ │ │ │ │

│тивных документов │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

4.│Автоматизированный │3.1.3.2 │10 до- │ 5000│ 0,75 │ 375

│контроль исполнения │ │кумен- │ │ │

│поступающих докуме- │ │тов │ │ │

│нтов │ │ │ │ │

.................................................................

10.│Передача дел в ар- │3.1.5.8 │10 дел │ 200│ 3,25 │ 65

│хив организации из │ │ │ │ │

│структурного под- │ │ │ │ │

│разделения │ │ │ │ │

───┴────────────────────┴────────┴───────┴─────┴────────┴─────────

Итого 10635

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности - 11698,5 чел.-ч;

Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником - 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)

11698,5 + 96,8

Ч = ------------------ = 5,8 чел., 6 чел.

2006

Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из планируемой трудоемкости работ, выполненных в течение года

───┬────────────────────┬────────┬───────┬─────┬────────┬─────────

N N│ Вид выполняемой │Номер │Единица│Объем│Норматив│Затраты

п/п│ работы │нор- │измере-│рабо-│времени │времени,

│ │мати- │ния │ты за│на │чел.-ч

│ │ва │объема │год │единицу │

│ │ │работы │ │измере- │

│ │ │ │ │ния │

│ │ │ │ │чел.-ч │

───┼────────────────────┼────────┼───────┼─────┼────────┼─────────

1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7

───┼────────────────────┼────────┼───────┼─────┼────────┼─────────

1.│Составление годовых │3.2.2.1 │10 опи-│ 80 │ 1,00 │ 8

│разделов сводных │ │сатель-│ │ │

│описей дел постоян- │ │ных │ │ │

│ного хранения │ │статей │ │ │

│ │ │описи │ │ │

│ │ │ │ │ │

2.│Создание автомати- │3.2.3.2 │10 кар-│1500 │ 2,4 │ 360

│зированной базы │ │точек │ │ │

│данных по докумен- │ │ │ │ │

│там архива │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│по личному составу │ -"- │10 кар-│ 700 │ 1,2 │ 84

│организации │ │точек │ │ │

│ │ │ │ │ │

3.│Прием дел в архив │3.2.7.1 │10 дел │ 200 │ 3,60 │ 72

│из структурных │ │ │ │ │

│подразделений │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

4.│Выдача (прием) дел │3.2.7.3 │10 дел,│3000 │ 1,55 │ 465

│ │ │выдан- │ │ │

│ │ │ных или│ │ │

│ │ │приня- │ │ │

│ │ │тых в │ │ │

│ │ │архив │ │ │

.................................................................

16.│Передача архивом │3.2.7.9 │10 дел │ 600 │ 1,00 │ 60

│организации докумен-│ │ │ │ │

│тов на государствен-│ │ │ │ │

│ное хранение │ │ │ │ │

───┴────────────────────┴────────┴───────┴─────┴────────┴─────────

Итого 2985

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником - 47 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)

Тн + Тн.н 3283,5 + 47

Ч = ----------- = ---------------- = 1,66 чел., 2 чел.

Фн 2006

Приложение 3

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

ГАС - государственная архивная служба

ДОУ - документационное обеспечение управления

НСА - научно-справочный аппарат

ПЭВМ - персональная электронно-вычислительная машина

РК - регистрационная карточка

РКФ - регистрационно-контрольная форма

УЭК - центральная экспертная комиссия

ЭК - экспертная комиссия

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

"К" - контроль

Судебная практика и законодательство — Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"Судебная практика высших судов РФ

Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"

18.2.3. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденными постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N 72 и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".

17. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, 1994.

18. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий, 1993.

Приказ Росархива от 14.01.2004 N 9 "Об утверждении "Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду"

10. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., ЦБНТ, 1995.

11. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

"Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ" (приняты Росархивом 16.06.2001)

<1> Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М., 1995, разработанные ВНИИДАД, утвержденными Минтрудом РФ, ЦБНТ.

1.5. При работе на ПЭВМ учитываются операции: включение компьютера - вход и выход из программы, открытие файла, поиск текста, редактирование, проверка орфографии, сохранение текста и его печать, запись на носителе.

Популярные статьи и материалы

N 400-ФЗ от 28.12.2013

ФЗ о страховых пенсиях

N 69-ФЗ от 21.12.1994

ФЗ о пожарной безопасности

N 40-ФЗ от 25.04.2002

ФЗ об ОСАГО

N 273-ФЗ от 29.12.2012

ФЗ об образовании

N 79-ФЗ от 27.07.2004

ФЗ о государственной гражданской службе

N 275-ФЗ от 29.12.2012

ФЗ о государственном оборонном заказе

N2300-1 от 07.02.1992 ЗППП

О защите прав потребителей

N 273-ФЗ от 25.12.2008

ФЗ о противодействии коррупции

N 38-ФЗ от 13.03.2006

ФЗ о рекламе

N 7-ФЗ от 10.01.2002

ФЗ об охране окружающей среды

N 3-ФЗ от 07.02.2011

ФЗ о полиции

N 402-ФЗ от 06.12.2011

ФЗ о бухгалтерском учете

N 135-ФЗ от 26.07.2006

ФЗ о защите конкуренции

N 99-ФЗ от 04.05.2011

ФЗ о лицензировании отдельных видов деятельности

N 14-ФЗ от 08.02.1998

ФЗ об ООО

N 223-ФЗ от 18.07.2011

ФЗ о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц

N 2202-1 от 17.01.1992

ФЗ о прокуратуре

N 127-ФЗ 26.10.2002

ФЗ о несостоятельности (банкротстве)

N 152-ФЗ от 27.07.2006

ФЗ о персональных данных

N 44-ФЗ от 05.04.2013

ФЗ о госзакупках

N 229-ФЗ от 02.10.2007

ФЗ об исполнительном производстве

N 53-ФЗ от 28.03.1998

ФЗ о воинской службе

N 395-1 от 02.12.1990

ФЗ о банках и банковской деятельности

ст. 333 ГК РФ

Уменьшение неустойки

ст. 317.1 ГК РФ

Проценты по денежному обязательству

ст. 395 ГК РФ

Ответственность за неисполнение денежного обязательства

ст 20.25 КоАП РФ

Уклонение от исполнения административного наказания

ст. 81 ТК РФ

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

ст. 78 БК РФ

Предоставление субсидий юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам

ст. 12.8 КоАП РФ

Управление транспортным средством водителем, находящимся в состоянии опьянения, передача управления транспортным средством лицу, находящемуся в состоянии опьянения

ст. 161 БК РФ

Особенности правового положения казенных учреждений

ст. 77 ТК РФ

Общие основания прекращения трудового договора

ст. 144 УПК РФ

Порядок рассмотрения сообщения о преступлении

ст. 125 УПК РФ

Судебный порядок рассмотрения жалоб

ст. 24 УПК РФ

Основания отказа в возбуждении уголовного дела или прекращения уголовного дела

ст. 126 АПК РФ

Документы, прилагаемые к исковому заявлению

ст. 49 АПК РФ

Изменение основания или предмета иска, изменение размера исковых требований, отказ от иска, признание иска, мировое соглашение

ст. 125 АПК РФ

Форма и содержание искового заявления