Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 30 мая 2003 г. N 47

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЩЕРОССИЙСКОГО МОНИТОРИНГА

СОСТОЯНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 29, ст. 3015) приказываю:

1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1, 2).

2. Установить следующий порядок организации мониторинга:

2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности.

2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года.

2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы.

2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга.

3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук.

4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации".

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива по курирующим направлениям.

Руководитель Росархива

В.П.КОЗЛОВ

Приложение 1

к Приказу Росархива

от 30.05.2003 N 47

Образец

АНКЕТА

МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В

_______________________________________________

название федерального архива, музея,

библиотеки, научно-отраслевого архива РАН,

федерального органа исполнительной власти

1. Характеристика зданий (помещений)

1.1. @ <1> Количество зданий (помещений) <2> _____

1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):

специальное

приспособленное, в т.ч.

памятник архитектуры

1.3. Год постройки ____

1.4. Год последнего капитального ремонта ____

1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное,

неудовлетворительное):

фундамента

стен

перекрытий

кровли

заполнение окон

заполнение дверей

1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное,

неудовлетворительное):

отопления

водоснабжения

канализации

1.7. * @ Количество аварийных ситуаций по причине

неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций

__________________________________________________________________

1.8. * @ Количество пострадавших в результате аварийных

ситуаций всего:

_____ ед. хр., в т.ч.

утраченных безвозвратно _____ ед. хр.

1.9. Количество хранилищ <3>: ______, в т.ч.

1.9.1. * @ находящихся в аварийном состоянии _________________

1.10. @ Количество ед. хр., находящихся в аварийных хранилищах

______________________

2. Условия пользования зданиями и помещениями

2.1. Закреплено в оперативное управление:

зданий (помещений) __________ ____________

количество площадь в м2

2.2. Получено в пользование:

зданий (помещений) __________ ____________

количество площадь в м2

2.3. Получено в аренду:

зданий (помещений) __________ ____________

количество площадь в м2

2.4. Сдается в аренду:

зданий (помещений) __________ ____________

количество площадь в м2

3. Кадровая обеспеченность

Количество ед. хр., приходящихся на:

3.1. * @ 1 сотрудника архива ______

3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности _______

4. Охранный режим

4.1. Количество постов охраны:

фактическое _________

требуемое ___________

4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной

сигнализацией _______ м2

4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации

________ м2

4.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:

не оборудованных охранной сигнализацией ________

оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _______

4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет,

частично)

4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да,

нет, частично)

4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет)

5. Противопожарная безопасность

5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной

сигнализацией _____ м2

5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации

_____ м2

5.3. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:

не оборудованных пожарной сигнализацией ________

оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены _______

5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное,

неудовлетворительное)

5.5. * Количество ед. хр., которые размещены в хранилищах,

требующих замены электросетей _______

5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет)

5.7. Техническое состояние системы автоматического

пожаротушения (удовлетворительное, неудовлетворительное)

5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная)

5.9. * @ Аварийные ситуации за отчетный период:

количество возгораний _______

количество пострадавших ед. хр. ________

6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы

6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в каждом

хранилище (да, нет)

6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и

влажности воздуха в хранилищах (да, нет, частично)

6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров

(нужное подчеркнуть):

хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха

неудовлетворительное техническое состояние системы

кондиционирования воздуха

иное (указать) _________

6.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах с

ненормативным температурно-влажностным режимом _______

6.5. Количество хранилищ, пораженных:

грибком ________

насекомыми ________

грызунами ________

повышенной запыленности ________

7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел

7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение

(да, нет):

секретных документов

уникальных документов

документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним

драгоценные металлы и камни

документов на горючей основе

страхового фонда

7.2. В среднем выдается за год из хранилищ _______ ед. хр.

7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет,

частично):

при выдаче из хранилищ

при возврате в хранилища

7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами

для хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет,

частично)

7.5. * @ Оборудованы ли читальные залы архива средствами

технического контроля за сохранностью документов (да, нет,

частично)

7.6. * @ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да,

нет)

8. Проверка наличия и состояния документов

8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов _________

8.2. Соблюдается ли цикличность проверки наличия в

соответствии с требованиями нормативных документов (да, нет,

частично)

8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да,

нет)

8.4. * @ Числится необнаруженными всего _____ ед. хр., из них:

уникальных _______ ед. хр.

особо ценных _______ ед. хр., в т.ч.

не обнаружены за отчетный период всего ______ ед. хр., из них:

уникальных _______ ед. хр.

особо ценных _______ ед. хр.

8.5. * @ Предполагаемые причины отсутствия документов:

хищение _______ ед. хр.

ошибки при подкладке _______ ед. хр.

недостатки в учете документов _______ ед. хр.

некачественный прием дел на хранение _______ ед. хр.

иное (указать) _______ ед. хр.

причина не установлена _______ ед. хр.

9. Физическое состояние документов

9.1. * @ Количество неисправимо поврежденных всего _______ ед.

хр., в т.ч.:

уникальных _______ ед. хр.

особо ценных _______ ед. хр.

9.2. * @ Количество документов, требующих:

реставрации всего _______ дел, в т.ч.:

уникальных _______ дел

особо ценных _______ дел

9.3. @ Количество документов, требующих переплета ______ дел

9.4. * Количество документов, требующих дезинфекции ______ дел

9.5. * Количество документов, требующих дезинсекции ______ дел

9.6. Количество документов, требующих

консервационно-профилактической обработки:

кино _______ ед. хр.

фото _______ ед. хр.

фоно _______ ед. хр.

9.7. Количество документов, требующих восстановления

затухающих текстов _____ л.

10. @ Статистические сведения о документах Архивного фонда

Российской Федерации, находящихся на хранении в федеральных

органах исполнительной власти и подведомственных им организациях

федерального подчинения

10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая

центральный аппарат федерального органа исполнительной власти

_________

10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения _____ ед.

хр., крайние даты _______, в т.ч.:

УД ________ ед. хр., крайние даты _________

НТД _______ ед. хр., крайние даты _________

кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________

10.3. Количество дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК

архивных органов или федеральных архивов ________ ед. хр., крайние

даты ______, в т.ч.:

УД ________ ед. хр., крайние даты _________

НТД _______ ед. хр., крайние даты _________

кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________

10.4. Количество дел, хранящихся сверх установленного срока

_______ ед. хр., крайние даты ________, в т.ч.:

УД ________ ед. хр., крайние даты _________

НТД _______ ед. хр., крайние даты _________

кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________

--------------------------------

<1> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (@). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.

<2> В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме.

<3> Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов.

Приложение 2

к Приказу Росархива

от 30.05.2003 N 47

(Образец)

АНКЕТА

МОНИТОРИНГА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В

_______________________________________________

название федерального архива, музея,

библиотеки, научно-отраслевого архива РАН

1. * <1> Количество читальных залов, их спецификация _____

2. * Количество посадочных мест для пользователей ________

3. Количество просмотровых аппаратов _______

4. * Наличие множительной техники (да, нет)

5. Число исследователей:

* всего (тыс. чел.) ______, в т.ч.

открытый читальный зал _______

закрытый читальный зал _______

6. Число уникальных посетителей WEB-страницы ________

7. * Количество посещений читального зала в год (в среднем):

всего _______

открытый _______

закрытый _______

* в день (в среднем):

всего _______

открытый _______

закрытый _______

8. * Количество пользователей по категориям:

8.1. российские _______

в т.ч. Москва и Санкт-Петербург _______

зарубежные ______

в т.ч. Прибалтика _______

стран СНГ _______

8.2. ученые _______

представители органов государственной власти _______

представители учреждений, организаций, предприятий _______

представители общественных организаций (в т.ч. религиозных)

_______

представители коммерческих структур _______

студенты _______

школьники _______

частные исследователи _______

9. Количество обращений к:

каталогам _______

базам данных _______

10. * Количество отказов в выдаче:

ед. хр. _______

печатных изданий, из НБ _______

микроформ _______

11. * Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть):

плохое физическое состояние

наличие конфиденциальной информации

выдача другому пользователю

выдача во временное пользование

использование в плановой работе сотрудников архива

иное (указать) ________

12. * Количество отказов в изготовлении копий (документов) ___

13. * Причины отказов в изготовлении копий (нужное

подчеркнуть):

плохое физическое состояние

сшивка листов в переплет

неформатные документы

уникальные документы

конфиденциальная информация

иное (указать) _______

14. Количество заявителей, обратившихся в приемную (справочный

стол) архива _______

15. Число проведенных массовых информационных мероприятий:

всего _______, в т.ч.

экскурсии ________

лекции ________

дни открытых дверей _______

школьные уроки _______

иное (указать) _______

16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да,

нет)

17. Наличие выставочного оборудования, обеспечивающего

сохранность документов при экспонировании (да, нет)

18. Количество проведенных выставок:

всего

в качестве головной организации -----------------

в т.ч. за рубежом

всего

с участием архива -----------------

в т.ч. за рубежом

19. Количество посетителей выставок _______

20. Участие в конференциях, совещаниях, семинарах, круглых

столах:

всего _______, в т.ч.

международных _______

21. Заключено договоров по информационному обеспечению

(сборники документов, информационные материалы, копирование и

др.):

всего _______, в т.ч.

с юридическими лицами _______

с физическими лицами _______

с иностранными партнерами _______

с отечественными партнерами _______

22. Подготовлено по договорам:

тематических перечней _______

обзоров _______

генеалогических запросов _______

копий архивных документов _______

иное (указать) _______

23. Количество сборников документов, подготовленных и не

обеспеченных издательской базой _______

24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных

фондов:

всего ______, в т.ч.

на подготовку сборников документов и иных информационных

продуктов _______

на издание сборников документов и др. _______

на проведение информационных мероприятий (выставка,

конференция и др.) _______

25. Участие в международных проектах и программах:

всего

количество проектов (программ) ------------------

в т.ч. завершенных

26. Подготовлено в соответствии с международными договорами и

соглашениями:

сборников документов _______

выставок _______

всего

баз данных ------------------

объем в Мегабайтах

конференций _______

изготовлено копий архивных документов _______

иное (указать) _______

--------------------------------

<*> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*).