При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Комментарии к статье 188 ТК РФ:
1. Для того чтобы работнику была произведена компенсация расходов при использовании личного имущества, необходимо соблюдение следующих условий:
- работник использует личное имущество с согласия или с ведома работодателя;
- работник использует личное имущество в интересах работодателя.
2. Компенсации подлежат использование, износ (амортизация) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику. Кроме того, могут возмещаться расходы, связанные с их использованием.
3. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Условие о возмещении может быть включено в трудовой договор, либо между работником и работодателем может быть заключено отдельное соглашение об условиях и размерах компенсации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
В таком же порядке (путем включения в трудовой договор или соглашение к нему) определяются и условия выплаты компенсации. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
В соответствии со ст. 235 ТК при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.
4. Обращает на себя внимание некоторая непоследовательность работодателя при регламентации возмещения расходов при использовании личного имущества работника. Так, личное имущество может использоваться как с согласия, так и с ведома работодателя, хотя размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Иными словами, заключая трудовой договор с соответствующими условиями или дополнительное соглашение о порядке возмещения затрат, работодатель всегда соглашается на то, что работник использует личное имущество для выполнения трудовой функции, обусловленной заключенным трудовым договором в интересах работодателя, поскольку в ином случае возмещение затрат невозможно.
5. Возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника, влечет выплату компенсации за использование, износ (амортизацию); возмещаются также расходы, связанные с его использованием. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.
6. Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14 утверждены Правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, Федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и таможенных органов Российской Федерации. Правила устанавливают порядок выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и таможенных органов Российской Федерации.
Денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями.
Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения).
7. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 утверждены Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.
Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при выполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
8. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником его должностных обязанностей, в пределах норм, установленных законодательством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" установлены нормы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Указанные нормы применяются в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. С учетом положений комментируемой статьи произведенная в пользу работника компенсация в размере, предусмотренном соглашением сторон трудового договора, не облагается НДФЛ.
9. Коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовыми договорами может предусматриваться компенсация транспортных расходов спортсменам, тренерам (см. коммент. к ст. 348.10 ТК).
(8-е издание, исправленное, дополненное и переработанное)
Азарова Е.Г., Бочарникова М.А., Коршунова Т.Ю., Нуртдинова А.Ф., Орловский Ю.П., Серегина Л.В., Чиканова Л.А.
отв. ред. Ю.П. Орловский
"КОНТРАКТ", 2019