Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Комментарии к статье 168.1 ТК РФ:
1. Обязательными условиями для включения в трудовой договор являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), что предусмотрено ст. 57 ТК.
2. Гарантия сохранения среднего заработка на период служебной поездки не предусмотрена для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер, осуществляется в полевых условиях либо носит экспедиционный характер. Указанным работникам работодатель обязан возместить перечисленные в комментируемой статье расходы, связанные со служебными поездками.
3. Перечни работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, в п. 9.2.5 Отраслевого соглашения между Общероссийским профессиональным союзом работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации и Министерством внутренних дел Российской Федерации на 2018 - 2020 годы предусмотрено, что работодатели определяют круг работников организаций системы МВД России, имеющих разъездной характер работы, которым возмещаются расходы на проезд в общественном транспорте. Порядок и условия возмещения таких расходов определяются коллективным договором в пределах средств, предусмотренных на содержание организации системы МВД России.
4. К числу работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относятся курьеры, экспедиторы, работники транспорта, участвующие в междугородных и международных перевозках, строители и др. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных категорий работников, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, а также трудовыми договорами. Например, в п. п. 3.18 - 3.20 Отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2017 - 2020 годы указывается, что разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно. Работникам при разъездном характере работ в обязательном порядке возмещаются следующие расходы: суточные; по проезду (если они имеют место); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, в коллективных договорах и локальных нормативных актах суточные за разъездной характер работы рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов - до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках.
Согласно п. п. 3.16 и 3.17 указанного Отраслевого соглашения подвижной характер работ - разновидность служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути. Подвижной характер работ в строительстве предусматривает частую передислокацию организации (перемещение работников) или их оторванность от постоянного места жительства. Работникам при подвижном характере работ в обязательном порядке возмещаются следующие расходы: по проезду; по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Суточные за подвижной характер работы рекомендуется исчислять в следующих процентах к месячным тарифным ставкам (должностным окладам):
- в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области - 40%;
- на частях территории РФ, не указанных в подп. 3.19.1 указанного Соглашения, - 30%. При этом суточные за подвижной характер работы должны составлять не более размера суточных, выплачиваемых работникам при командировках.
5. Помимо суточных, к дополнительным расходам работника, связанным с проживанием вне места постоянного жительства, относится полевое довольствие. Полевое довольствие работникам, осуществляющим трудовую деятельность в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, может выплачиваться любой организацией вне зависимости от сферы ее экономической деятельности. В число указанных работников включаются: работники, выполняющие геологоразведочные, топографо-геодезические, изыскательские, проектно-изыскательные, лесоустроительные и некоторые иные виды работ в неблагоприятных бытовых и климатических условиях за пределами соответствующих населенных пунктов. Порядок выплаты и размеры полевого довольствия, а также перечень работ, должностей и профессий работников, имеющих право на указанные выплаты, устанавливаются коллективным договором, соглашением либо локальным нормативным актом. Так, согласно п. 3.3.13 Отраслевого соглашения по транспортному строительству на 2018 - 2020 годы работникам изыскательских и проектно-изыскательских организаций, выполняющим инженерные изыскания для строительства, при работе на объектах в полевых условиях выплачивается полевое довольствие: в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области - 50% месячной тарифной ставки, должностного оклада, в других районах страны - 40% месячной тарифной ставки, должностного оклада.
В качестве примера можно привести также п. 6.2.12 Отраслевого соглашения по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2016 - 2019 годы, в котором установлено, что работникам изыскательско-русловых партий (отрядов) выплачивается полевое довольствие в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом Организации, в зависимости от местности производства изыскательских работ.
Минимальный размер выплат полевого довольствия устанавливается в расчете на одного работника в день кратно норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории РФ (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада):
- при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 2,0;
- при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - 1,5.
6. В письме Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 указывается, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
7. О налоге на доходы физических лиц и страховых взносах при возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы, а также о необходимости документального подтверждения указанных расходов разъяснено в письме Минфина России от 25.07.2018 N 03-04-06/52242.
(8-е издание, исправленное, дополненное и переработанное)
Азарова Е.Г., Бочарникова М.А., Коршунова Т.Ю., Нуртдинова А.Ф., Орловский Ю.П., Серегина Л.В., Чиканова Л.А.
отв. ред. Ю.П. Орловский
"КОНТРАКТ", 2019